E-Kancelária
E-Kancelária umožňuje centralizovane rýchlo a efektívne dohľadať akýkoľvek dokument, ktorý vo firme vznikol, alebo bol doručený. E-Kancelária je určená na archiváciu veľkého množstva elektronických dokumentov v akomkoľvek formáte, ako napr.: Prijaté faktúry, Odoslané faktúry, Pokladňa, Mzdy a personalistika, Bankové výpisy, Ročné uzávierky, Potvrdenia o zostatku na konci roka, Výročné správy, Rôzne zápisnice, Zmluvy, Objednávky, Ponuky, Bloky, Dokumenty ISO, Základné skladové dokumenty atď.
E-Kancelária umožňuje import všetkých bežných formátov, ako sú pdf, jpg, doc, docx, xls, xlsx, dwg, cad atď.
E-Kancelária umožňuje spájať zaznamenané dokumenty do logických celkov - "šanonov"
Každému zaregistrovanému dokumentu je pridelené vlastné jedinečné číslo podľa nastavenej šablóny a vlastná jedinečná a nemenná časová pečiatka. Dokumenty možno popísať a následne sledovať okrem bežných kritérií aj pomocou špecifických kľúčových slov definovaných používateľom.
Univerzálna poštová schránka INBOX
- Univerzálna poštová schránka INBOX je neoddeliteľnou súčasťou E-Kancelárie
- INBOX sa používa na automatizovaný príjem dokumentov z vyhradených firemných e-mailových adries a ich následné spracovanie. Typicky ide o došlé faktúry, dodacie listy, CMR, certifikáty, objednávky, zmluvy atď.
- Tieto prílohy sa potom automaticky alebo ručne kategorizujú a tieto dokumenty sa vkladajú do príslušných oddielov E-Kancelárie
- Následne je možné tieto dokumenty podrobnejšie popísať, priradiť kľúčové slová a tiež vykonať dvojstupňový schvaľovací proces.
Univerzálna poštová schránka INBOX
- Univerzálna poštová schránka INBOX je neoddeliteľnou súčasťou E-Kancelárie
- INBOX sa používa na automatizovaný príjem dokumentov z vyhradených firemných e-mailových adries a ich následné spracovanie. Typicky ide o došlé faktúry, dodacie listy, CMR, certifikáty, objednávky, zmluvy atď.
- Tieto prílohy sa potom automaticky alebo ručne kategorizujú a tieto dokumenty sa vkladajú do príslušných oddielov E-Kancelárie
- Následne je možné tieto dokumenty podrobnejšie popísať, priradiť kľúčové slová a tiež vykonať dvojstupňový schvaľovací proces.
SCHVAĽOVANIE
- Schvaľovací proces nad vybranými kategóriami dokumentov je nevyhnutnou pomôckou na prehľadné zaznamenanie pripomienok oprávnených osôb k príslušným dokumentom.
- Každá oprávnená osoba má rýchly prehľad o tom, ktoré dokumenty čakajú na jej pripomienky.
- Osoba zodpovedná za vybranú kategóriu dokumentov potom schvaľovací proces definitívne uzavrie.
SCHVAĽOVANIE
- Schvaľovací proces nad vybranými kategóriami dokumentov je nevyhnutnou pomôckou na prehľadné zaznamenanie pripomienok oprávnených osôb k príslušným dokumentom.
- Každá oprávnená osoba má rýchly prehľad o tom, ktoré dokumenty čakajú na jej pripomienky.
- Osoba zodpovedná za vybranú kategóriu dokumentov potom schvaľovací proces definitívne uzavrie.
Sledovanie prístupu ku dokumentom
- Veľký dôraz sa kladie na podrobný záznam všetkých relevantných činností nad dokumentmi, na pripomienky všetkých relevantných osôb a na jasný prehľad aktuálneho stavu a celej histórie spracovania dokumentov.
- Elektronický archív nemá žiadne kapacitné obmedzenia týkajúce sa počtu evidovaných dokumentov ani počtu oprávnených používateľov.
- Samozrejme, je možné exportovať zaevidované dokumenty podľa rôznych kritérií pre potreby audítorov, externých kontrolórov, úradov atď.
Sledovanie prístupu ku dokumentom
- Veľký dôraz sa kladie na podrobný záznam všetkých relevantných činností nad dokumentmi, na pripomienky všetkých relevantných osôb a na jasný prehľad aktuálneho stavu a celej histórie spracovania dokumentov.
- Elektronický archív nemá žiadne kapacitné obmedzenia týkajúce sa počtu evidovaných dokumentov ani počtu oprávnených používateľov.
- Samozrejme, je možné exportovať zaevidované dokumenty podľa rôznych kritérií pre potreby audítorov, externých kontrolórov, úradov atď.
Firemný poštový OUTBOX
- V E-Kancelárii je implementované aj odosielanie dokumentov (aj automatizované) e-mailom. Slúži ako centralizovaný prehľad histórie odosielania všetkých základných firemných dokumentov, ako sú faktúry, objednávky atď.
Firemný poštový OUTBOX
- V E-Kancelárii je implementované aj odosielanie dokumentov (aj automatizované) e-mailom. Slúži ako centralizovaný prehľad histórie odosielania všetkých základných firemných dokumentov, ako sú faktúry, objednávky atď.
- Okružná 306/68 044 13 Valaliky, Slovak Republic
- steelsoft@steesoft.sk
- (+421) 905 906 902
- www.steelsoft.sk