Elektronický archív
Elektronický archív dokumentov
Softvér Paradox E-Archív je komplexné riešenie pre bezpapierovú kanceláriu. Elektronický archív dokumentov slúži ako komplexná náhrada papierového archívu.
E-Archív umožňuje prehľadným spôsobom zorganizovať uloženie dokumentov, zaevidovať základné a pokročilé evidenčné údaje, ukladá všetky dokumenty do prehľadnej, rýchlo pochopiteľnej a dohľadateľnej kartotéky.
E-Archív taktiež umožňuje veľmi rýchlo a efektívne dohľadať akýkoľvek evidovaný dokument.
E-Archív je určený pre archiváciu ľubovoľne veľkého množstva elektronických dokumentov ľubovolného formátu, ako napríklad: Faktúry Došlé,Faktúry Vyšlé,Pokladňa, Mzdová a personálna agenda, Bankové výpisy, Ročné uzávierky, Konfirmácie salda na konci roka, Výročné správy, Rôzne zápisnice, Zmluvy, Bločky, ISO dokumenty, atď
E-Archív umožňuje import všetkých bežných formátov, ako pdf, jpg, doc, docx, xls, xlsx, dwg, cad , a iné
E-Archív umožňuje prepojiť evidované dokumenty do logických celkov – spisov.
Každý zaevidovaný dokument dostane pridelené svoje unikátne číslo podľa nastavenej šablóny a svoju jedinečnú a nezmeniteľnú časovú pečiatku.
Dokumenty je možné popísať a následne dohľadávať okrem bežných kritérií a aj pomocou špecifických, užívateľsky definovaných kľúčových slov.
Univerzálny mailový INBOX ( RECEPCIA )
Integrálnou súčasťou E-Archívu je aj Univerzálny mailový INBOX ( RECEPCIA )
INBOX slúži na automatizované prijímanie dokumentov z dedikovaných firemných mailových adries, a ich následné spracovanie. Typicky došlé faktúry, dodacie listy, CMR, atesty, objednávky, zmluvy , atď.
Tieto prílohy sa následne zakategorizujú buď automaticky, alebo ručne a tieto dokumenty sa vložia do príslušných častí Archívu.
Následne je možné tieto dokumenty podrobnejšie popísať, priradiť kľúčové slová a taktiež vykonať proces 2-stupňového schvaľovania.
SCHVAĽOVANIE
Schvaľovací proces nad zvolenými kategóriami dokumentov je zásadnou pomocou pre prehľadné evidovanie vyjadrení oprávnených osôb ku príslušným dokumentom.
Každá oprávnená osoba na rýchly prehľad, ktoré dokumenty čakajú na jej vyjadrenie.
Následne zodpovedná osoba za zvolenú kategóriu dokumentov finálne uzatvára schvaľovací proces.
HISTÓRIA AKTIVITY
Veľký dôraz je kladený na podrobnú evidenciu všetkých relevantných aktivít nad dokumentami, vyjadreniami všetkých relevantných osôb a prehľadné zobrazenie aktuálneho stavu a celej histórie spracovania dokumentov.
E-Archív nemá žiadne kapacitné obmedzenia počtu evidovaných dokumentov, a ani počet oprávnených užívateľov.
Samozrejmosťou je možnosť exportu evidovaných dokumentov podľa rôznych kritérií pre potreby audítorov, externých kontrolórov, úradov a pod.